Học excel cơ bản cho người mới bắt đầu

Ai làm việc, học tập với máy tính đều cần học cách sử dụng excel bởi sự hữu ích và tính ứng dụng cao của nó.

Nhiều bạn ngại và sợ làm việc với excel vì thấy các hàm có vẻ như phức tạp nên nghĩ rằng excel khó. Nhưng nó không khó như bạn nghĩ. Tôi sẽ cùng các bạn khám phá và học dần dần Excel qua một chuỗi bài viết từ đơn giản đến nâng cao.

Trước hết, trong bài này chúng ta sẽ làm quen nhẹ nhàng sơ lược về phần mềm Excel, các chức năng chính của nó.

Sơ lược về Excel

Excel là một ứng dụng bảng tính thuộc bộ Microsoft được trình bày dưới dạng các hàng và cột kết hợp với nhau. Nó cung cấp hàng loạt công cụ giúp người dùng có thể tính toán, xử lý dữ liệu một cách dễ dàng bao gồm các hàm công thức, biểu đồ.  Ngoài Excel của Microsoft cũng có các phần mềm khác có tên gọi khác nhưng tính năng cũng tương tự như Google Sheet, LibreOffice Calc, ...

Tạo một file Excel

Giao diện của Excel

(1) Thanh công cụ: Chứa các chức năng, tùy chọn và các lệnh có sẵn của excel như định dạng font, size, màu sắc dữ liệu; các thiết lập như sắp xếp, lọc, ... 

(2) Lựa chọn hàm cần sử dụng

(3) Vị trí cột

(4) Vị trí hàng

(5) Tên sheet

(6) Thanh function, hiển thị dữ liệu/công thức đã có trong ô

Định dạng và tùy chỉnh trong excel

Định dạng

• Tùy chỉnh Font, size, kiểu, màu chữ, màu nền tại phần Font
• Căn chỉnh lề, hướng, vị trí chữ trong ô tại phần Alignment
• Định dạng dữ liệu theo kiểu chữ, số, ngày/tháng tại phần Number

Tạo biểu đồ

Có nhiều loại biểu đồ để giúp biểu diễn dữ liệu một cách trực quan: biểu đồ hình cột, hình tròn, dạng đường, ...

Sử dụng Shape, SmartArt để thiết kế sơ đồ/quy trình trực quan

Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp dữ liệu trong cột theo thứ tự tăng dần/giảm dần

Lọc dữ liệu: Tạo bộ lọc để lọc lấy một giá trị nào đó theo nhu cầu

Xóa dữ liệu trùng trong tập dữ liệu: Dữ liệu nào trùng (có từ 2 ô có cùng dữ liệu) thì xóa để chỉ còn 1

Thiết lập giá trị có sẵn để chọn: Dữ liệu được chọn từ một danh sách có sẵn thay vì tự gõ vào

Phần Source có thể gõ trực tiếp danh sách các giá trị có thể có nếu có ít (như hình) hoặc tạo 1 list ở trang tính của excel rồi chọn nguồn.

Trên đây là các định dạng và tùy chỉnh cơ bản và thường xuyên sử dụng khi thao tác với Excel. Các tùy chỉnh nâng cao mà hay ho khác của excel tôi sẽ tiếp tục chia sẻ tiếp vào các bài sau.